本文详细介绍了Excel中SUBTOTAL函数的强大功能及实际应用场景，帮助您在日常工作中提升数据处理的效率。
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什么是SUBTOTAL函数？
在日常工作中，尤其是使用Excel处理大量数据时，汇总数据往往是最常见的需求之一。虽然Excel提供了许多汇总数据的功能，比如求和、平均值、最大值等，但是如果你的数据中有很多行或列包含了隐藏的数据，或者需要对某些数据进行特殊的筛选和汇总，传统的汇总方式就显得力不从心。此时，SUBTOTAL函数的出现，完美解决了这一难题。
SUBTOTAL函数是Excel中非常实用的一个数据汇总函数，它可以根据需要对数据进行不同类型的汇总，如求和、平均值、最大值、最小值等。最重要的是，SUBTOTAL函数不仅能处理可见数据，还能自动忽略掉隐藏的数据或被筛选掉的数据，因此它在数据分析和报告制作中，能够大大提高工作效率。
SUBTOTAL函数的语法
SUBTOTAL函数的基本语法如下：
SUBTOTAL(function_num,ref1,[ref2],...)
其中：
function_num：表示汇总类型的编号。Excel提供了不同的编号来对应不同的汇总类型，如求和、平均值、计数等。常见的编号包括1（平均值）、9（求和）、3（计数）等。
ref1,[ref2],...：一个或多个需要进行汇总的数据范围，可以是单个范围，也可以是多个范围。
例如，若我们要对A列的数据进行求和操作，语法就可以是：
SUBTOTAL(9,A2:A10)
这里，9表示求和，A2:A10是需要进行汇总的范围。
SUBTOTAL函数的优势
智能忽略隐藏数据：如果你在工作表中隐藏了某些行或列，传统的SUM函数会把所有数据都算在内，而SUBTOTAL函数则会忽略隐藏的数据，仅汇总可见部分。这使得它在需要动态调整数据视图时，表现得尤为出色。
可选择汇总方式：通过修改function_num，你可以轻松切换不同类型的汇总方式。例如，求平均值、求最大值、求最小值等。这使得SUBTOTAL函数比其他常见的汇总函数更加灵活和方便。
适应筛选数据：当你使用Excel的筛选功能对数据进行筛选时，SUBTOTAL函数会自动重新计算筛选后的数据，而其他普通汇总函数可能会包括被筛选掉的行。这个特性使得SUBTOTAL在数据分析中，尤其是报告制作中，能够提供更加精准的结果。
SUBTOTAL函数的实际应用
SUBTOTAL函数的实际应用场景非常广泛，下面我们列举一些常见的应用方式，帮助你更好地掌握这一强大工具。
1.基本汇总
假设你有一张包含销售数据的Excel表格，其中有多列数据，比如“销售额”、“利润”、“销售数量”等。你可以使用SUBTOTAL函数对每一列进行汇总，得到总销售额、总利润和总销售数量。例如：
SUBTOTAL(9,B2:B100)//销售额总和
SUBTOTAL(9,C2:C100)//利润总和
通过这种方式，你可以快速计算出数据的总和，而不必担心隐藏行或者筛选数据的影响。
2.处理筛选后的数据
在某些情况下，你可能需要对筛选后的数据进行汇总。例如，你筛选了某些特定条件下的销售数据，想要知道筛选后数据的总和。使用SUBTOTAL函数时，它会自动忽略被筛选掉的数据，只对可见的数据进行计算。
比如，如果你在“销售额”列中进行筛选，并且希望计算筛选后的销售额总和，SUBTOTAL会帮助你精准计算，仅对当前显示的数据进行汇总。
3.求平均值
除了求和，SUBTOTAL函数还支持求平均值的功能。通过选择相应的function_num编号，你可以轻松地计算出某一列或多列数据的平均值。例如，计算销售额列的平均值：
SUBTOTAL(1,B2:B100)//销售额的平均值
这里的1表示计算平均值，B2:B100是需要计算的范围。
SUBTOTAL函数的高级技巧
除了基本的汇总功能外，SUBTOTAL函数还有一些高级技巧，帮助你在复杂的数据分析中更加得心应手。
1.排除隐藏行的数据
在某些情况下，Excel的行可能是通过手动隐藏或通过筛选功能隐藏的，而你可能希望在进行汇总时排除这些隐藏的数据。传统的汇总函数会把隐藏行的数据包括在内，但SUBTOTAL函数却可以智能地忽略这些数据，仅计算可见行的内容。
例如，如果你对某列数据使用了筛选，且隐藏了一些行，使用SUM函数时，它依然会把隐藏的行计算进去，而SUBTOTAL函数则会忽略掉隐藏的行，仅汇总可见的数据。
2.多个条件下的汇总
如果你有多个筛选条件，想要在不同条件下进行汇总，SUBTOTAL函数同样可以提供帮助。假设你有一张包含多个类别的数据表格，你可以通过筛选特定类别的数据，并使用SUBTOTAL函数对这些筛选后的数据进行汇总。
例如，如果你在“产品类别”列上进行了筛选，并希望对“销售额”列进行求和，SUBTOTAL函数将只汇总符合当前筛选条件的数据，而忽略掉其他类别的数据。
3.实现动态汇总
如果你在Excel表格中使用了动态数据或经常进行数据更新，SUBTOTAL函数的优势就更加明显了。通过使用SUBTOTAL，你可以确保在数据更新时自动进行汇总，而无需手动调整公式或重新计算。这对于需要经常处理大量数据的用户来说，极大提高了工作效率。
4.与其他函数结合使用
SUBTOTAL函数可以与其他Excel函数结合使用，帮助你进行更复杂的计算。例如，你可以结合IF函数对特定条件下的数据进行汇总，或者使用VLOOKUP函数结合SUBTOTAL，快速查找特定范围内的数据并进行汇总。
例如，假设你想要在某个特定条件下计算销售额，可以使用类似下面的公式：
SUBTOTAL(9,IF(A2:A100="某产品",B2:B100))
这里，IF函数根据条件筛选出满足条件的数据，再由SUBTOTAL函数对这些数据进行求和。
总结
SUBTOTAL函数是Excel中一个强大的数据汇总工具，它可以在各种数据分析和报告制作中大显身手。无论是简单的求和、平均值，还是对筛选后的数据进行精确汇总，SUBTOTAL函数都能完美应对，帮助用户提高工作效率，节省大量时间。
通过掌握SUBTOTAL函数，你将能够更加高效地处理Excel中的大数据集，在繁琐的汇总工作中游刃有余。如果你还未充分利用这个强大的函数，赶紧试试吧，相信它会成为你提高工作效率的得力助手！
